Verfahrensordnung über das zentrale konzernweite Beschwerdeverfahren gemäß dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
1 Zweck und Anwendungsbereich
1.1 ZweckDie Zentrale Beteiligungsgesellschaft der Stadt Mainz (ZBM) setzt für sich und für alle mit ihr verbundenen Unternehmen (Mehrheitsbeteiligungen)[1] die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes („LkSG“) um und übernimmt damit Verantwortung für die Erfüllung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltspflichten im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette.
Bestandteil des LkSG-Risikomanagements ist die Einrichtung eines zentralen konzernweiten Beschwerdeverfahrens.
Diese Verfahrensordnung bezweckt die transparente Darstellung des Beschwerdeverfahrens des ZBM-Konzerns im Sinne des § 8 Abs. 2 LkSG.
Das Beschwerdeverfahren soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten hinzuweisen, die durch das Handeln des ZBM-Konzerns im eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln von Zulieferern des ZBM-Konzerns entstanden sind.
1.2 Wer kann Hinweise abgeben?Im Rahmen dieses Beschwerdeverfahrens können alle Personen, die im eigenen Geschäftsbereich oder innerhalb der Lieferkette menschenrechtsbezogene oder umweltbezogene Risiken bzw. Verletzungen erkennen, Hinweise abgeben.
Hinweisgebende Personen können zum Beispiel sein:· Beschäftigte der ZBM· Beschäftigte der Tochtergesellschaften der ZBM· Beschäftigte der Unternehmensgruppe Mainzer Stadtwerke AG· Kunden · Geschäftspartner (z.B. Lieferanten, Kooperationspartner) · Externe (z.B. Leiharbeiter/-innen, Mitarbeitende externer Dienstleister) · sonstige Dritte
2 Wie können Beschwerden abgegeben werden?
Beschwerden können über die digitale Beschwerdeplattform des ZBM-Konzerns (https://zbm.advosupply.de/) abgegeben werden. Die digitale Meldeplattform ist ein besonders geschützter Kommunikationskanal, der direkt zu den Vertrauensanwälten von der Kanzlei Bette Westenberger Brink führt, die wir mit dem Betrieb des Beschwerdeverfahren beauftragt haben. Der Zugang zur digitalen Meldeplattform ist barrierefrei.
Hinweise können unter Angabe des eigenen Namens oder vollständig anonym, ganz wie von der hinweisgebenden Person gewünscht, abgegeben werden. Die Identität der hinweisgebenden Person bleibt in jedem Fall geschützt. Die Inhalte der eingehenden Hinweise werden nur dann an die internen Ansprechpartner im ZBM-Konzern weitergegeben, wenn die hinweisgebende Person den Vertrauensanwälten gegenüber ausdrücklich ihre Zustimmung erteilt. Sofern hinweisgebende Personen ihren Namen bei der Hinweisabgabe nennen, erfolgt eine Offenlegung der Identität ebenfalls nur dann, wenn die hinweisgebende Person der Preisgabe des eigenen Namens ausdrücklich zustimmt.
Die Vertrauensanwälte behandeln alle Hinweise strikt vertraulich und sind gegenüber den verbundenen Unternehmen im ZBM-Konzern weder verpflichtet noch berechtigt, die Identität hinweisgebender Personen offenzulegen. Auf die digitale Meldeplattform haben ausschließlich unsere Vertrauensanwälte Zugriff.
Die Vertrauensanwälte können auch telefonisch oder per E-Mail kontaktiert werden. Hinweisgebenden Personen wird auch bei diesen Kommunikationswegen der gleiche Vertraulichkeitsschutz gewährt. Sofern die telefonische oder E-Mail-Kommunikation eine Übermittlung von Informationen zur Identität beinhaltet, werden diese vertraulich behandelt.
3 Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
Der hinweisgebenden Person wird der Eingang des Hinweises über das digitale Meldeportal bestätigt. In einer Erstprüfung, die von den Vertrauensanwälten durchgeführt wird, wird zunächst festgestellt, ob der eingegangene Hinweis in den sachlichen Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt (Relevanzprüfung). In den sachlichen Anwendungsbereich fallen alle Hinweise auf ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko bzw. eine Pflichtverletzung.
Es erfolgt außerdem eine Stichhaltigkeitsprüfung des beschriebenen Sachverhaltes und eine rechtliche Einschätzung, ob der geschilderte Vorfall mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung entsprechender Pflichten bedeuten kann.
Hinweise, die in den Anwendungsbereich fallen und stichhaltig sind, werden als relevante Hinweise eingestuft und es wird seitens der Vertrauensanwälte eine weitergehende Sachverhaltsaufklärung initiiert.
Ist der Hinweis nicht relevant oder nicht stichhaltig, enthält die hinweisgebende Person eine entsprechende Rückmeldung.
Zur Sachverhaltsaufklärung erörtern die Vertrauensanwälte den Sachverhalt bei Bedarf mit der hinweisgebenden Person und bitten diese um weitere Informationen und geben ihr die Gelegenheit, ihr Anliegen näher auszuführen. Die Kommunikation kann ebenfalls vollständig anonym erfolgen. Bei der Hinweisabgabe wird für die hinweisgebende Person ein anonymes Postfach eingerichtet, über das jederzeit ein Austausch mit den Vertrauensanwälten möglich ist. Auch eine telefonische Kommunikation oder ein persönliches Treffen sind möglich.
Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten gegeben ist oder ein Risiko besteht, dass eine solche eintritt, werden im ZBM-Konzern zeitnah geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen. Dazu geben die Vertrauensanwälte die Informationen unter Beachtung der Vertraulichkeit an die intern zuständige Stelle weiter.
Die Vertrauensanwälte klären hinweisgebende Personen zu den hier vereinbarten Prozessen und die rechtliche Einordnung ihrer Hinweise auf, ohne diesen eine rechtliche Beratung zu erteilen.
Für die Entgegennahme von Beschwerden sind intern zentral zuständig:
Für den ZBM-Konzern (ohne Unternehmensgruppe Mainzer Stadtwerke):
Constanze Bühler (Senior Manager Operations & Development, Prokuristin, ZBM), +49 151 70480526, constanze.buehler@zbm.mainz.de Für die Unternehmensgruppe Mainzer Stadtwerke: Miriam Ludes (Referatsleiterin Recht und Compliance, Mainzer Stadtwerke), +49 6131 126836, miriam.ludes@mainzer-stadtwerke.de Die internen zentralen Ansprechpartner können die Beschwerden an fachlich zuständige Ansprechpartner bei dem von der Beschwerde betroffenen verbundenen Unternehmen weitergeben. Der hinweisgebenden Person kann ein Verfahren einer einvernehmlichen Beilegung angeboten werden. In Betracht kommt dabei zum Beispiel die Durchführung einer Mediation und jedes anderen Verfahrens, dass darauf gerichtet ist, im gemeinsamen Bemühen eine Lösung zu finden und für den individuellen Sachverhalt geeignet ist. 4 Schutz vor Benachteiligung
Der gesamte ZBM-Konzern hat sich zur Vertraulichkeit und zum Schutz vor Benachteiligung umfänglich verpflichtet. Es liegt im Interesse des ZBM-Konzerns, von möglichen Verletzungen umweltbezogener oder menschenrechtsbezogener Pflichten möglichst frühzeitig Kenntnis zu erlangen und diese abzustellen. Die Identität der hinweisgebenden Person wird über den gesamten Bearbeitungsprozess einer Beschwerde hinweg durch folgende Schutzmechanismen geschützt:
Hinweisgebende Personen, die Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auch Verletzungen von menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben abgegeben haben, haben innerhalb des ZBM-Konzerns keine für sie nachteiligen Maßnahmen in Folge der Beschwerde zu befürchten. Bei einem erkennbaren Missbrauch des Beschwerdeverfahrens behält sich die ZBM jedoch rechtliche Schritte gegen die hinweisgebende Person vor.
Auch die Wahrung der Rechte der betroffenen Person ist im ZBM-Konzern eine Selbstverständlichkeit. Es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung, bis das Gegenteil erwiesen ist.
5 Datenschutz und Vertraulichkeit
Jeder eingehende Hinweis wird dokumentiert und unter dem Gebot der Vertraulichkeit bearbeitet. Bei der Entgegennahme von Hinweisen durch die Vertrauensanwälte wird die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sichergestellt. Eine Löschung personenbezogener Daten findet nach Zweckerreichung statt oder wenn kein berechtigtes Interesse mehr besteht, frühestens jedoch nach Ablauf der rechtlichen Archivierungs- und Bereithaltungspflichten.
Im ZBM-Konzern werden alle erhaltenen Daten ebenso unter dem Gebot der Vertraulichkeit bearbeitet und es wird die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sichergestellt. Die innerhalb des ZBM-Konzerns mit dem Beschwerdeverfahren betrauten Personen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Die Vertraulichkeit bezieht sich auf die hinweisgebenden Personen, die Personen, die Gegenstand der Meldung sind, sowie sonstige in der Meldung genannten Personen.
6 Kosten
Das Verfahren ist für alle hinweisgebenden Personen kostenfrei.
7 Wirksamkeitsüberprüfung
Der ZBM-Konzern führt einmal jährlich und anlassbezogen eine Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens durch.
[1] zusammen ZBM-Konzern
Download Möglichkeit: Verfahrensordnung ZBM-Konzern